Productos
Control de inventario (toma de inventario) con aprobación
Cuenta el stock de una bodega con una hoja o con el lector de códigos, anota las diferencias y deja que un administrador apruebe el ajuste del inventario.
Actualizada el
Un control de inventario es una toma de inventario dentro del ERP: alguien cuenta lo que hay en una bodega, el sistema compara lo contado con lo que dice el stock y calcula las diferencias. El conteo no cambia el stock al guardarlo: queda pendiente hasta que un administrador lo revisa y lo aprueba, y recién ahí cada producto queda ajustado. Así cualquiera puede contar, pero sólo un administrador decide qué diferencias se aplican.
Controles de inventario
Productos › Inventario › Control de inventario (abrir) lista los controles hechos, en naranja los pendientes y en verde los aprobados.
El listado abre en el año en curso; el selector de período lo cambia. (1) Solo pendientes muestra todos los controles por aprobar, de cualquier fecha: un control pendiente antiguo sigue reteniendo sus productos y no debe quedar escondido. (2) Realizar control de inventario abre una hoja de conteo nueva. (3) Estado: Pendiente (guardado, sin mover stock) o Aprobado. (4) Diferencias: cuántos de los productos contados no coincidían con el stock, que son los que el control ajusta. (5) Aprobado por: quién lo aprobó y cuándo; «Por aprobar» si sigue pendiente, y «Aplicado al guardar» en los controles hechos antes de que existiera la aprobación.
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Folio y Fecha | El número del control y cuándo se hizo. |
| Bodega y Usuario | Qué bodega se contó y quién contó. |
| Filtros | Con qué filtros se armó la hoja; «Sin filtros» si se contó con el lector o con la hoja completa. |
| Productos | Cuántos productos se contaron. Al pasar el mouse se ven los SKU. |
| Nota | La nota general del control. |
El menú … de cada fila tiene Ver control, que lo abre para revisarlo, corregirlo o aprobarlo. Exportar a Excel y Exportar a PDF bajan el listado.
Cómo hacer un control de inventario
1Arma la hoja
(1) En Filtros elige la Bodega y, si quieres contar sólo una parte, Categorías, Marca, Proveedor o un Modelo o producto (un modelo trae todas sus variantes). Los filtros se combinan. Obtener productos trae la hoja con el stock de cada uno. El conteo es de una sola bodega: cambiarla con la hoja cargada la vacía (el ERP pregunta antes).
2Cuenta
(2) Con el Lector de códigos cada lectura suma una unidad al producto leído, y un producto que no estaba en la hoja se agrega solo; también puedes buscar por SKU o nombre. (4) O escribe lo contado en la columna Control: Tab pasa al producto siguiente. La hoja parte sin contar, y sólo se guarda lo que contaste: un producto sin contar no cambia su stock.
3Declara lo que no hay
Para decir que de un producto no hay ninguno, escribe 0 o usa Contado: no hay (0) en el menú de la fila. (3) Si revisaste todo y lo que no apareció es porque no está, Marcar los no contados en 0 lo hace de una vez (pide confirmación). Quitar del control saca una fila de la hoja, y Ver cambios muestra todo lo que se ha contado en orden.
4Explica las diferencias
Cada fila con diferencia tiene su Nota («dos rotas en vitrina»), y al final hay una Nota del control para lo general. Sobre la hoja, el resumen valoriza el ajuste al costo: lo que faltan, lo que sobran y el efecto en el inventario.
5Guarda el control
(5) Guardar control muestra cuántos productos se guardan, cuántos tienen diferencia y cuánto vale el ajuste. Al confirmar queda pendiente: el stock todavía no cambia. Si sales de la pantalla con un conteo sin guardar, el ERP avisa antes de descartarlo.
Cómo revisar y aprobar un control
1Ábrelo desde el listado
Los administradores ven en la campana de avisos Controles de inventario por aprobar; el aviso los lleva al listado con Solo pendientes activado. Ver control lo abre.
2Corrige, si hace falta
Mientras está pendiente, quien lo hizo o un administrador puede corregirlo: cambiar lo contado, agregar notas, quitar filas o contar otros productos con el lector. Guardar cambios lo deja corregido y sigue pendiente. Cada fila conserva el stock que había cuando se contó.
3Aprueba
Un administrador revisa el resumen valorizado y aprieta Aprobar. Cada producto se ajusta en la diferencia que se contó y el control queda en verde. Si hay correcciones sin guardar, el botón pide guardarlas primero: se aprueba lo guardado.
Un control aprobado muestra los ajustes que generó:
(1) El aviso verde dice quién lo aprobó y cuándo. (2) El resumen valoriza lo que faltó y lo que sobró, y el efecto neto en el inventario, al costo neto. (3) Por cada producto: el Stock al contar, lo Contado, la Diferencia que se aplicó y el Stock actual de hoy. (4) Costo unit. es el costo con que se valorizó cada ajuste al guardar el control.
Desde un control también se puede Eliminar control (pendiente) o Eliminar operación (aprobado), y crear una tarea vinculada a él.
Lo que el sistema hace solo
- Retiene los productos de un control pendiente: mientras un control espera aprobación, sus productos con diferencia no se pueden volver a contar en esa bodega. La hoja los deja fuera (avisa cuáles y en qué control están) y el lector los rechaza. Así una misma diferencia nunca se aplica dos veces.
- Ajusta por la diferencia del momento del conteo: si se contaron 8 donde el sistema decía 10, al aprobar se descuentan 2, aunque entre medio se haya vendido algo. Lo vendido ya salió del stock por su lado.
- Avisa a los administradores en la campana cuántos controles hay por aprobar.
Avisos y problemas frecuentes
- «N producto(s) quedaron fuera de la hoja»: están en un control pendiente de esa bodega. Aprueba o elimina ese control primero.
- «Ningún producto coincide con los filtros»: la combinación de filtros no trae nada; quita alguno.
- «El control debe ser un número mayor o igual a cero»: lo contado no puede ser negativo.
- «Guarda los cambios antes de aprobar»: hay correcciones sin guardar en un control pendiente.
- No veo el botón Aprobar: sólo un administrador aprueba. Para abrir un control desde el listado hace falta además el permiso Editar control de inventario (Administración › Usuarios).
- Un control pendiente lo elimina quien lo hizo o un administrador; uno aprobado, sólo un administrador.
Preguntas frecuentes
¿Cómo hago una toma de inventario en el ERP?
En Productos › Control de inventario › Realizar control de inventario: eliges la bodega, traes la hoja con Obtener productos o cuentas con el lector de códigos, y guardas. Un administrador aprueba el control y el stock queda ajustado.
¿Por qué el stock no cambió después de guardar el control?
Porque el control queda pendiente hasta que un administrador lo aprueba. Recién al aprobarlo se aplican las diferencias.
¿Puedo contar con un lector de código de barras?
Sí. Cada lectura en Lector de códigos suma una unidad al producto, y si no estaba en la hoja lo agrega. Sirve tanto para un control nuevo como para corregir uno pendiente.
¿Qué pasa con los productos que no conté?
No se guardan y su stock no cambia. Si no los encontraste porque no hay, márcalos en 0 (uno por uno o con Marcar los no contados en 0).
¿Cuál es la diferencia con «Ajustar inventario»?
Ajustar inventario, en el menú de una fila del inventario, corrige un producto al tiro y sin aprobación. El control de inventario es para contar muchos productos, deja la hoja con sus notas y pasa por la aprobación de un administrador.