Gastos
Invoices de proveedores extranjeros
Cargar una invoice del exterior subiendo el PDF, qué tipo de cambio usa el sistema, cómo pagarla con tarjeta o transferencia, el IVA de servicios digitales, el Impuesto Adicional y los informes para el contador.
Qué es una invoice
Una invoice es la factura de un proveedor del exterior: la publicidad de Google o Meta, el software y la nube (AWS, Shopify, Microsoft), un servicio profesional de afuera. No llega por el SII como una factura chilena: se registra en Gastos → Nuevo → Invoice, en la moneda en que viene (dólar, euro o libra esterlina).
El proveedor extranjero tiene su ficha como cualquier proveedor, sin RUT, marcada como extranjera y con su ID tributario (EIN, VAT, ABN…). Con ese ID el sistema lo reconoce en la próxima invoice y se le puede crear una regla de categoría.
Cargar una invoice subiendo el PDF
1Sube el archivo
En Gastos → Nuevo → Invoice, arrastra el PDF (o una foto o escaneo: JPG, PNG o WEBP, hasta 15 MB) a Subir invoice (PDF o imagen). La inteligencia artificial lo lee en unos segundos y completa el formulario. El archivo se muestra al lado para comparar.
2Revisa lo que llenó la IA
Los campos que llenó la IA llevan un ícono de destellos. Los que leyó con dudas van en amarillo, con el motivo debajo: una fecha de hace más de tres años, líneas que no suman el total, un proveedor sin domicilio… Arriba del formulario se resume todo lo que conviene mirar, y si esa invoice ya está registrada (el mismo archivo, o el mismo número del mismo proveedor) lo dice con un enlace a la existente.
3Confirma el proveedor
Si el proveedor ya tiene ficha, queda elegido. Si la IA encontró nombres parecidos, elige el que corresponde. Si es nuevo, Crear proveedor extranjero abre su ficha ya llena con el nombre, el ID tributario y la dirección leídos.
4Guarda
Al guardar, el PDF queda como respaldo de la invoice (el SII pide guardar el documento del proveedor), la ficha del proveedor aprende su ID tributario y su país, y la invoice queda abierta para ver sus respaldos y su tratamiento tributario. Con Usar esta categoría para las próximas invoices de este proveedor marcada (nace marcada cuando cambiaste la categoría propuesta), se crea la regla y las próximas invoices de ese proveedor entran con esa categoría.
El N° de invoice es el número tal como lo escribe el proveedor (INV-0042); el folio son
sus dígitos. Si la IA no responde, el formulario se completa a mano como siempre: el archivo se
guarda igual como respaldo al guardar.
Una invoice ya guardada muestra la sección Respaldos: ahí se ven sus archivos y se puede agregar otro (por ejemplo, el comprobante de la transferencia). En la grilla de gastos, la columna PDF abre el respaldo.
Qué tipo de cambio usa el sistema
El tipo de cambio de la invoice es sólo una estimación: el sistema propone el dólar observado o el euro de la fecha de la invoice (la libra no tiene fuente automática: se escribe a mano). El costo real lo fija cada pago, con el tipo de cambio que de verdad cobró el banco o la tarjeta.
Al Agregar pago a una invoice en divisas, el diálogo pide:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Monto | Lo pagado, en la moneda de la invoice |
| Tipo de cambio del pago | Propone el dólar observado o el euro de la fecha del pago; si no hay (la libra), el de la invoice |
| Pagado en pesos | Lo que salió de la cuenta o la tarjeta. Escribirlo calcula el tipo de cambio, y al revés |
En la grilla de gastos, la columna Pesos dice lo que costó cada invoice (lo pagado a la tasa de cada pago, lo que falta pagar a la estimada) y Dif. cambio, cuánto más o menos costó que lo estimado. El informe de gastos y el resultado de gestión cuentan la invoice en el mes de su fecha, a lo que costó; el resultado muestra además la diferencia de cambio incluida.
Un comprobante de transferencia
Si pagaste por transferencia al exterior, sube el comprobante (SWIFT, orden de pago) en la misma zona de Subir invoice. El sistema reconoce que es un pago, muestra el monto, la fecha y la referencia, las invoices abiertas de ese proveedor en esa moneda y un tipo de cambio sugerido (si encuentra la factura de comisión del banco que cita la transferencia, el que cobró el banco). Registrar pago en… anota el pago en la invoice elegida y le deja el comprobante como respaldo.
Estado de cuenta de la tarjeta o cartola del banco
Estado de cuenta (abrir) recibe el estado de cuenta en PDF, Excel o CSV. La IA lee sus cargos y cada uno se cruza con las invoices abiertas de la misma moneda y monto. Para cada cargo eliges:
- Pagar invoice: la invoice que paga (propuesta, o elegida entre las candidatas);
- Crear pago en divisas: un cargo sin invoice (una suscripción, una comisión) se registra como Pago en divisas, con su proveedor y, si quieres, su categoría;
- Ignorar: abonos, cargos en pesos, lo que no corresponde.
Cada cargo que se aplica necesita los pesos pagados o el tipo de cambio. Si sólo conoces el total en pesos del estado de cuenta, escríbelo en Total pagado en pesos y Repartir lo distribuye entre los cargos según su monto. Elige el medio de pago (tarjeta de crédito por defecto) y Aplicar. Nada se aplica antes, y un cargo ya aplicado no se paga dos veces.
IVA de servicios digitales
Un servicio digital prestado desde el exterior (publicidad online, software, nube, plataformas) lleva IVA (Ley 21.210). La sección Tratamiento tributario de la invoice dice cuál de los casos es; el sistema lo propone y el contador decide:
| Tratamiento | Cuándo | Qué hacer |
|---|---|---|
| IVA cobrado por el proveedor | La invoice trae IVA chileno | Aparece el campo IVA en Montos: es crédito fiscal |
| Cambio de sujeto | La empresa le informó al proveedor que es contribuyente de IVA (o el proveedor no está inscrito) y la invoice viene sin IVA | La empresa emite una factura de compra (46) y declara el IVA en el F29, código 39, a mano: no aparece en la propuesta del SII |
| Por revisar | No se sabe si es un servicio digital | El contador decide |
| No aplica | Mercadería, o un servicio que no es digital | Nada |
Con cambio de sujeto, una invoice guardada ofrece Crear borrador de factura de compra (46): queda un borrador al RUT del prestador si está inscrito en el SII, o al genérico 55.555.555-5 si no. Es sólo un borrador, sin folio ni firma: se emite cuando la empresa tenga habilitada la factura de compra.
Impuesto Adicional
Pagar un servicio prestado desde el extranjero puede llevar retención de Impuesto Adicional (35 % por regla general, 15 % en asesorías técnicas, exentas las legales; un convenio de doble tributación puede bajarla), que se declara en el F50 hasta el día 12 del mes siguiente al pago. El sistema no calcula la retención: marca la invoice Por revisar, y el contador anota Retenido con la tasa y el monto, o No aplica.
Cargar varias invoices de una vez
En la grilla de Gastos, Cargar invoices recibe varios archivos a la vez y los lee uno por uno, mostrando qué pasó con cada uno:
- Registrada: proveedor y categoría conocidos (por su regla o su historial) y una lectura sin dudas: entró sola;
- Por revisar: quedó registrada, pero alguien tiene que mirarla. Está en el filtro Por revisar de la grilla, y desde su menú Confirmar la da por buena (con Aplicar a las próximas invoices de este proveedor, enseña la regla);
- Ya estaba: el mismo archivo o el mismo número ya está registrado;
- No es invoice: un comprobante de pago o un estado de cuenta, que tienen su propio camino.
Recibirlas por correo
Las plataformas mandan sus invoices por correo cada mes. Reenvíalas (o crea una regla de
reenvío) a la dirección de intercambio de DTE de la empresa con «+gastos» antes de la
arroba: si la casilla es dte@empresa.cl, la dirección de gastos es dte+gastos@empresa.cl.
Si la casilla la comparten varias empresas, cada una usa +gastos- seguido del nombre de su
comercio en el ERP. Cada PDF adjunto entra como en la carga de varias: solo, o Por revisar.
Los informes
- Flujo de pagos (abrir): lo pagado en gastos por mes del pago y grupo, en pesos. Una invoice de junio pagada en julio cuenta en julio, a lo que costó pagarla. El informe de gastos y el resultado de gestión siguen yendo por la fecha del documento.
- Para el contador (abrir): por período, las invoices con IVA por cambio de sujeto (con el IVA a declarar en el código 39 y el borrador de su factura de compra), las que traen IVA cobrado (crédito fiscal), las que están por revisar, los pagos a servicios del exterior con su estado de Impuesto Adicional y el vencimiento del F50, y lo pagado al exterior en el año contra el 4 % de las ventas (el tope de deducción de la Circular 53/2020), sólo como referencia.