Gastos
Gastos, categorías y centros de costo
Qué es un gasto, la diferencia entre categoría y centro de costo, la grilla de gastos y cómo registrar uno a mano.
Qué es un gasto
Un gasto es todo lo que la empresa paga y no es mercadería para revender: el arriendo, la luz, la publicidad, el contador, las comisiones del banco. Los gastos se registran solos desde las facturas que te emiten tus proveedores (ver «Registro automático y Por revisar») o se digitan a mano.
Las pantallas del menú Gastos son:
| Pantalla | Para qué |
|---|---|
| Gastos | La grilla de todos los egresos y el botón Nuevo |
| Compras de mercadería | Las compras para revender, que mueven stock |
| Por revisar | Lo que el registro automático no pudo decidir solo |
| Informe de gastos | El gasto mes a mes por categoría, centro o proveedor |
| Resultado de gestión | Ventas menos costo de venta menos gastos |
| Configuración de gastos | Categorías, centros de costo, reglas y ajustes |
Categoría y centro de costo: dos preguntas distintas
Cada gasto se clasifica en dos ejes que no se reemplazan entre sí:
- La categoría responde qué se compró: la naturaleza del gasto. Arriendo, publicidad, comisiones, honorarios.
- El centro de costo responde para quién o para qué área se gastó: la parte del negocio que consume ese gasto. El local, la tienda online, el taller, la administración.
Un gasto tiene una categoría y se reparte entre uno o varios centros, en porcentajes que suman 100.
| Gasto | Categoría (qué es) | Centro de costo (para quién) |
|---|---|---|
| Arriendo del local de Valdivia | Arriendo | Tienda Valdivia |
| Arriendo de la bodega que abastece a todos | Arriendo | Tienda Valdivia 50 % · Tienda online 50 % |
| Campaña en Meta Ads | Publicidad y marketing digital | Tienda online |
| Comisión de Transbank del POS | Comisiones de medios de pago | Tienda Valdivia |
| Comisión de MercadoLibre | Comisiones de marketplace | MercadoLibre |
| Despacho de Chilexpress a un cliente | Despacho a clientes | Tienda online |
| Sueldo del vendedor del local | Remuneraciones | Tienda Valdivia |
| Sueldo del contador | Remuneraciones | Administración |
| Repuestos usados en un servicio del taller | Herramientas e insumos | Taller |
Fíjate en que una misma categoría (Arriendo, Remuneraciones) cae en distintos centros, y un mismo centro (Tienda Valdivia) recibe gastos de varias categorías.
Qué pregunta responde cada una:
- Por categoría: «¿cuánto gastamos en publicidad este año?», «¿subieron las comisiones del banco?». Sirve para controlar en qué se va la plata.
- Por centro de costo: «¿cuánto cuesta mantener el local de Valdivia?», «¿el canal online es rentable después de sus gastos?». Sirve para evaluar cada parte del negocio por separado.
- Cruzando las dos: «¿cuánto gasta la tienda online en publicidad, comparado con el local?».
Cómo armarlos bien:
- Las categorías pueden ser muchas y detalladas: describen el gasto. El sistema trae un árbol completo de partida, y puedes agregar las tuyas.
- Los centros conviene que sean pocos y estables: las partes del negocio por las que quieres ver resultados, como sucursales, canales de venta o líneas de negocio. Una empresa con un solo local y un solo canal puede no necesitarlos.
- Un gasto compartido se reparte en porcentajes. Lo que no se asigna a ningún centro queda como Sin asignar.
- No los mezcles. Una categoría «Gastos de la tienda online» esconde si eran publicidad, despachos o comisiones. Un centro «Publicidad» esconde a qué parte del negocio sirvió.
La grilla de gastos
Gastos (abrir) muestra los egresos del período elegido.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Tipo | El documento que respalda el gasto (ver abajo) |
| Folio, Fecha, RUT, Proveedor | Los datos del documento del proveedor |
| Categoría | Qué se compró, con un ícono que dice quién la eligió (una regla, el historial, un proveedor conocido, la IA o una persona). La etiqueta Revisar marca lo que espera una confirmación |
| Centros | El reparto entre centros de costo, con sus porcentajes |
| Neto | Lo que cuenta como gasto: el total sin IVA, en pesos (incluye el impuesto específico de un combustible). Una nota de crédito resta |
| Imp. específico | En un gasto de combustible: el impuesto específico de la factura (D diésel, G gasolinas) y, debajo, sus litros. Ya está dentro del Neto y del Total. Aparece sólo cuando hay gastos de combustible a la vista; el filtro Con impuesto específico deja sólo esos |
| Total | Con IVA, en pesos. Un documento en otra moneda se convierte con su tipo de cambio |
| Deuda | Lo que falta pagar según los pagos registrados |
| El documento del proveedor, cuando el gasto está enlazado a él |
La columna Tipo nombra el documento: factura afecta, factura exenta, factura de compra, nota de débito, nota de crédito, boleta, comprobante, sin respaldo, invoice o pago en divisas. En un gasto que vino de una factura del SII sale de la propia factura; en uno que digitaste, del respaldo que elegiste al registrarlo (una factura digitada es afecta si lleva IVA). Un gasto antiguo sin respaldo anotado aparece como «Gasto».
La columna PDF abre el documento original del proveedor, con un botón para descargarlo:
- una factura recibida cuyo XML llegó por el correo de intercambio: el PDF se arma desde ese XML.
Un gasto digitado a mano, sin enlace a un documento del proveedor, no muestra ícono.
Filtros: Tipo (uno o varios documentos), Categoría, Centro de costo y el selector Todos · Automáticos · Por revisar · Digitados, que separa lo que registró el sistema de lo que digitó una persona. El botón de la grilla exporta a Excel lo que está a la vista.
Desde el menú de cada fila se edita o se elimina el gasto. Si eliminas uno que creó el registro automático, su factura vuelve a quedar pendiente en vez de quedar huérfana.
Registrar un gasto a mano
1Elige el documento
Gastos (abrir) → Nuevo. Cada opción abre el formulario de un documento: Gastos varios (respaldado con una factura, una boleta, un comprobante o nada), Invoice de un proveedor extranjero, Pago en divisas y Nota de crédito de proveedor.
2Proveedor, folio y montos
Busca el proveedor y escribe la fecha y el folio de su documento. El folio es obligatorio en la nota de crédito y opcional en el resto. En gastos varios el IVA se calcula solo (19 % del neto) y se puede escribir a mano; Volver a calcular el IVA lo recupera. La invoice y el pago en divisas se escriben en su moneda, con el tipo de cambio.
3Impuesto específico (combustibles)
Una factura de combustible trae, aparte del IVA, el impuesto específico: el del diésel, las gasolinas, el gas natural o el gas licuado. En un gasto que vino de una factura recibida aparece solo bajo los montos, con el combustible, los litros y su componente base y variable por litro. Para uno digitado, Agregar impuesto específico pide el combustible, el monto y, si quieres, los litros; Calcular desde los componentes de la factura lo saca de la base, la variable y los litros que imprime la factura. El lápiz corrige uno que vino de la factura.
- No lleva IVA y no da crédito: es parte del costo del gasto, y se suma al total.
- El del diésel puede ser negativo cuando el componente variable del MEPCO lo deja bajo cero: entonces resta del total. La factura electrónica trae $1 en su lugar, porque el SII no admite montos negativos, y el sistema lo saca del total; la etiqueta «$1 en el XML» lo avisa.
- Va sólo con factura: en una boleta o un comprobante el impuesto viene dentro del precio.
- Otro impuesto de la factura que no es de combustible, o un peso de redondeo del emisor, se muestra en una línea aparte y no se edita.
4Categoría, respaldo y reparto
Elige la categoría. En gastos varios, elige además el respaldo: Factura, Boleta, Comprobante o Sin respaldo; es lo que después muestra la columna Tipo. Si el gasto es de un área, agrega sus centros de costo con su porcentaje: Completar deja la última fila con lo que falta para 100 %. Si la categoría tiene un reparto por defecto, se propone solo.
5Pagos y observaciones
En la pestaña Pagos registra lo que ya pagaste: la columna Deuda de la grilla baja con cada pago. Observaciones guarda una nota interna.
Al abrir un gasto que registró el sistema, un aviso arriba del formulario dice que lo creó el proceso automático y quién eligió la categoría. Si la corriges, el cambio queda como tuyo y el sistema no lo vuelve a tocar.
En ese gasto, la sección Detalle muestra las líneas de la factura: qué se compró, la cantidad con su unidad (los litros de una carga de combustible, por ejemplo) y el precio neto. Son de solo lectura y no mueven stock ni costos. El gasto vale lo que dicen sus Montos; si las líneas no suman lo mismo, el detalle muestra la diferencia. Ver factura abre el PDF del proveedor. Si la factura llegó sin su XML, el detalle muestra una sola línea por el neto y se completa solo cuando llega el XML.
Compras de mercadería
Las compras de mercadería (abrir) también llevan categoría y reparto, en la tarjeta «Clasificación del gasto» de su formulario. Sin categoría, una compra cuenta como mercadería. Su grilla tiene la misma columna PDF para ver la factura del proveedor.
Una línea de la compra que quedó sin producto —un ítem libre, o algo que el registro automático no reconoció en el catálogo— muestra una lupa en la columna SKU. Abre un diálogo con el buscador de siempre y, debajo, las sugerencias: lo que calza por código del proveedor, SKU o código de barras, lo que ya asignaste antes a ese proveedor, sus compras anteriores, los productos de nombre parecido y, si puede, lo que elige la IA entre ellos. Al elegir uno, la línea toma el producto y conserva su cantidad, su precio y su descuento: no hay que borrarla ni volver a digitarla. Al guardar la compra suma esa cantidad al stock y fija el costo. El sistema recuerda la asignación, así que la próxima factura de ese proveedor con esa línea se reconoce sola.
Más en este módulo: Registro automático y Por revisar, Boletas de honorarios y sueldos, Informe de gastos y resultado de gestión y Configuración de gastos.