Gastos
Configuración de gastos
Mantener las categorías y sus grupos, los centros de costo, las reglas por proveedor y los ajustes del registro automático.
Configuración de gastos (abrir) tiene cuatro pestañas: Categorías, Centros de costo, Reglas por proveedor y Ajustes. La diferencia entre categoría y centro de costo está explicada en «Gastos, categorías y centros de costo».
Categorías
Las categorías forman un árbol de dos niveles: grupos fijos y, debajo, las categorías.
Los grupos son del sistema y deciden cómo entra el gasto al resultado de gestión:
| Grupo | Cómo cuenta |
|---|---|
| Costo de mercadería (mercadería para reventa, importación y aduana, fletes de compra) | Costo de venta |
| Gastos de personal, Local y servicios, Ventas y marketing, Operación, Administración y finanzas | Gasto del período |
| Activo fijo (equipos y muebles, vehículos, mejoras al local) | Fuera del resultado: es una inversión, no un gasto del mes |
| Movimientos que no son gasto (compra de divisas, capital de créditos, IVA y PPM, retiros de socios) | Fuera del resultado |
Un grupo se puede renombrar, pero no borrar ni mover. Las categorías se pueden:
- crear dentro de un grupo, renombrar y mover a otro grupo;
- ordenar con las flechas;
- deshabilitar: deja de ofrecerse, pero lo ya registrado la conserva;
- fusionar con otra: sus gastos y sus reglas pasan a la otra y ésta queda deshabilitada. Sirve cuando dos categorías terminaron significando lo mismo;
- tener un reparto por defecto entre centros de costo: se propone al elegir la categoría en un gasto que todavía no tiene reparto, y lo usa el registro automático cuando la regla del proveedor no trae uno. Por ejemplo, «Arriendo» repartido 50 % local y 50 % tienda online.
Centros de costo
Un árbol donde un centro puede ir dentro de otro (por ejemplo, Sucursales → Valdivia). Se crean, editan, mueven y deshabilitan igual que las categorías. Crear un centro por sucursal crea de una vez un centro para cada sucursal que todavía no tiene el suyo.
Reglas por proveedor
Una regla dice: «las facturas de este proveedor van a esta categoría, con este reparto». Es la primera fuente que mira el registro automático, antes del historial y de la IA.
- Se crean solas al confirmar en Por revisar con Aplicar siempre a este proveedor marcada, o a mano con Nueva regla.
- Si la factura dice… es opcional: una palabra de la glosa o de la razón social. Sirve para un proveedor que vende cosas distintas; por ejemplo, el mismo banco con «comisión» va a Gastos bancarios y con «seguro» a Seguros. Una regla con palabra gana sobre la del RUT solo.
- La grilla muestra cuántas facturas clasificó cada regla (Veces) y quién la creó o corrigió por última vez.
- Borrar una regla no cambia los gastos ya registrados: las próximas facturas de ese proveedor vuelven a pasar por el historial y la IA.
Ajustes
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Procesar automáticamente las facturas recibidas | Enciende el registro automático: cada mañana las facturas nuevas se registran solas como gasto, compra o nota de crédito, y lo dudoso queda en «Por revisar». También enciende la lectura diaria de boletas de honorarios |
| Activado desde | Las facturas emitidas antes de esta fecha se registran como históricas: nunca mueven stock ni cambian el costo de los productos |
| Costo de venta del resultado de gestión | Automático, costo congelado de cada venta o compras de mercadería del período (ver «Informe de gastos y resultado de gestión») |
| Resumen diario por correo | Todavía no disponible |
La clave tributaria para leer las boletas de honorarios del SII y la forma de registrar los sueldos están en Gastos → Configuración de honorarios y sueldos, con su propio permiso (ver «Boletas de honorarios y sueldos»).