Gastos
Registro automático de gastos y «Por revisar»
Cómo el sistema registra solo las facturas de tus proveedores, qué significa cada ícono, y cómo revisar y corregir lo que decidió.
Qué hace el sistema
Con Procesar automáticamente las facturas recibidas encendido (Configuración de gastos → Ajustes), el sistema registra solo las facturas que te emiten tus proveedores:
- cada mañana trae del SII las facturas recibidas y, cuando llega el XML del proveedor por el correo de intercambio, las registra; durante el día vuelve a pasar cada hora;
- si ya habías digitado la factura (mismo proveedor y folio), la enlaza con tu documento en vez de duplicarla;
- decide si es un gasto o una compra de mercadería y le pone categoría. Usa, en este orden: tus reglas por proveedor, lo que ya registraste antes de ese proveedor, una lista de proveedores conocidos (bancos, couriers, servicios) y, si nada de eso alcanza, inteligencia artificial;
- en una compra, sólo le suma stock a un producto cuando lo reconoce con seguridad; las demás líneas entran como texto;
- una nota de crédito de proveedor se registra referida a la factura que corrige.
Las facturas emitidas antes de Activado desde se registran como históricas: nunca mueven stock ni cambian el costo de los productos. Lo que no puede decidir con seguridad queda en Por revisar.
Nunca acepta ni reclama una factura ante el SII, ni escribe a tus proveedores.
Quién eligió la categoría: los íconos
Junto a la categoría, en la grilla de gastos, en «Por revisar» y en DTE → Facturas recibidas, un ícono dice de dónde salió. Al pasar el mouse se ve el detalle.
| Ícono | Significa |
|---|---|
| Regla | La clasificó una regla del proveedor |
| Historial | Las facturas confirmadas de ese proveedor van casi siempre a esa categoría |
| Proveedor conocido | Un proveedor común a muchas empresas: banco, courier, luz… |
| IA (destellos) | La sugirió o asignó la inteligencia artificial, con su porcentaje de confianza |
| Productos | Sus líneas llevan productos del catálogo: es mercadería para reventa |
| Enlazada | Ya existía un documento con el mismo RUT y folio: se enlazó |
| Usuario | La eligió una persona |
Lo que elige una persona manda: si corriges la categoría de un gasto automático, el cambio queda como tuyo y el sistema no lo vuelve a tocar.
La bandeja «Por revisar»
Por revisar (abrir) agrupa por proveedor las facturas que el sistema no registró con seguridad, y también los gastos digitados en los que el sistema dejó una sugerencia. Arriba muestra cuántos proveedores y facturas esperan, cuántas facturas se registraron solas este mes y cuántas quedan pendientes de procesar.
Cada tarjeta de proveedor trae sus facturas, los motivos por los que quedaron ahí, la categoría sugerida con su ícono, el selector de categoría y el reparto entre centros de costo.
1Mira la factura si hace falta
Ver la factura abre su PDF, armado desde el XML del proveedor. Si el proveedor todavía no envía el XML, del SII sólo llegó la cabecera (folio, fecha y montos) y no hay detalle que mostrar.
2Elige la categoría y el reparto
Acepta la sugerida o elige otra, y agrega los centros de costo si corresponde.
3Confirma
Confirmar todas registra todas las facturas del proveedor; también se puede confirmar una sola. Con Aplicar siempre a este proveedor marcada, que es lo normal, se crea o actualiza una regla y sus próximas facturas se registran solas. Un proveedor sin RUT en su ficha no puede tener regla.
Los motivos:
| Motivo | Qué pasó |
|---|---|
| Categoría dudosa | Ninguna fuente dio una categoría con suficiente seguridad |
| Documento duplicado | Hay más de un documento digitado que podría ser esa factura |
| Reclamada ante el SII | La factura fue reclamada: decide una persona |
| Nota de crédito sin factura | No se encontró la factura que corrige la nota |
| Su factura fue reclamada | Una nota de crédito cuya factura se descartó |
| Falta el detalle | Una compra de mercadería cuyo XML todavía no llega: entra sin líneas de producto |
| Proveedor nuevo | Primera compra de mercadería a ese proveedor |
| Factura de guías | La compra hace referencia a guías de despacho, que pueden haber movido el stock antes |
| El total no cuadra | Las líneas de la compra no suman el total de la factura |
| Precio anómalo | El precio de una línea se aleja del costo actual del producto |
| Línea sin calzar | Una línea de la compra no se reconoció con seguridad como un producto del catálogo |
En una compra de mercadería, cualquiera de los últimos seis motivos hace que esa línea —o la compra entera— no mueva stock hasta que una persona la revise.
Una nota de crédito cuya factura todavía espera revisión no aparece en la bandeja: queda pendiente (Espera su factura) y se registra sola cuando su factura quede registrada.
El selector Todos los motivos filtra la bandeja por motivo, y el buscador por proveedor o RUT.
Deshacer borra el documento que creó el registro automático (si no tiene pagos) y la factura vuelve a quedar pendiente. Lo mismo pasa al eliminar ese gasto desde la grilla.
No hace falta apretar nada para que lleguen las facturas nuevas: el registro automático pasa solo cada hora, de 9 a 21 h, y lo que no pueda registrar con seguridad aparece en esta bandeja. Con Procesar automáticamente las facturas recibidas apagado nada se registra solo y las facturas se cargan a mano, como siempre.
En DTE → Facturas recibidas
La grilla de Facturas recibidas muestra lo mismo desde el lado de la factura:
- Categoría: la que se le asignó como gasto;
- Estado: Pendiente, Registrada, Por revisar o Descartada, con el ícono de quién la clasificó (pasa el mouse para ver los motivos);
- Documento: el gasto o la compra con que se registró, con enlace para abrirlo.
Con el registro automático encendido no hace falta convertir cada factura en compra a mano: eso queda para las que sigan pendientes.