Pedidos cancelados y pedidos con problemas de stock

Un pedido web que nunca llegó a pagarse —el comprador abandonó Webpay o Mercado Pago, la tarjeta fue rechazada— o que alguien anuló no se borra: queda en Pedidos cancelados, con su cliente, sus productos y el intento de pago. Sirve para tres cosas: revisar si una pasarela cobró algo que el ERP no registró, recuperar un pedido que sí se pagó, y encontrar los pedidos cancelados que todavía descuentan stock y no deberían.

Pedidos cancelados

Pedidos › Pedidos cancelados (abrir) abre en el mes en curso y filtra por la fecha del pedido, no por la fecha en que se canceló.

(1) Dos pestañas: Cancelados, la lista del período, y Con problemas de stock (más abajo), cada una con su cantidad. (2) Pago: un renglón por pago con el medio, el monto, el número de la transacción y si hay comprobante adjunto. Casi todas las filas vienen vacías, y por eso el medio va destacado: la fila que muestra un pago es la que hay que revisar, porque la pasarela pudo haber cobrado o el cliente pudo subir el respaldo de una transferencia que sí hizo. (3) Carrito: Sí si el pedido conserva su carrito de compra; en una nota de venta dice —, porque nunca tuvo uno. Cuando algún pedido del período tiene motivo, aparece además la columna Motivo: por qué se anuló, como lo escribió quien lo canceló o como lo dejó el sistema (una orden de Mercado Libre cancelada, un pedido con dos medios que venció).

Las demás columnas son las de todo pedido: Origen / Canal, Folio (un clic abre la vista previa), Tipo, Fecha, RUT, Razón Social, Productos y Total Bruto. La búsqueda encuentra un pedido por folio, RUT, razón social, correo o productos.

Qué hay en la lista

• Pedidos web cuyo pago no se completó: un pedido con Webpay o Mercado Pago nace sin vigencia y la gana cuando la pasarela aprueba. Si el comprador no termina de pagar, se queda acá. Son la mayoría.
• Pedidos cancelados a mano, desde Pedidos pagados o Pedidos por validar, y los pedidos con dos medios que vencieron.
• Pedidos de Mercado Libre que el comprador canceló, anulados por el ERP.
• Pedidos con dos medios todavía abiertos cuyo primer pago no está confirmado: aparecen acá y también en Pedidos por validar. No están cancelados; se trabajan desde Pedidos por validar, no con Validar pago.
• Notas de venta de Mercado Libre Full anuladas. Una nota de venta anulada no aparece en ninguna otra pantalla, así que ésta es la forma de auditarla (ver Notas de venta de Mercado Libre).

Cómo recuperar un pedido que sí se pagó

Si la columna Pago muestra un pago y confirmas en el portal de la pasarela (o en tu banco) que el cobro existe, el pedido se recupera desde el menú de tres puntos de la fila.

(1) Validar pago pide confirmar con la razón social, el folio, el tipo y el total a la vista, y al aprobar da por válidos todos los pagos del pedido, lo vuelve vigente y vuelve a descontar su stock: el pedido pasa a Pedidos pagados. Si era una transferencia, el cliente recibe el aviso de pago. (2) Eliminar borra el pedido para siempre, con sus pagos y despachos; antes de borrar, el ERP deja anotado en el log de usuarios qué se borró. El menú también tiene Ver documento.

Una nota de venta anulada no ofrece Validar pago ni Eliminar: validarla volvería a descontar el stock que su anulación acaba de devolver, y borrarla haría desaparecer el registro de una venta que Mercado Libre ya facturó. Ofrece, en cambio, Consultar estado en MercadoLibre.

Con problemas de stock

La pestaña Con problemas de stock muestra los pedidos web que siguen descontando stock y no deberían. No depende del rango de fechas: lista todos.

(1) Motivo: Doble descuento (el pedido y la boleta o factura que se emitió desde él descuentan las mismas unidades), Pedido cancelado (está anulado y su stock sigue descontado) o Sin pago válido (nadie ha confirmado su pago). (2) Doble descuento en Sí, en rojo: son los primeros de la lista y los más urgentes, porque el stock que muestra el ERP es menor que el real.

Un pedido por transferencia que espera su validación aparece con Sin pago válido: tiene los productos reservados a propósito, y es normal mientras siga en Pedidos por validar. Los otros casos conviene revisarlos con el inventario de esos productos.

Lo que el sistema hace solo

• Devuelve el stock de los pagos que no se completaron. Un pedido reserva sus productos al crearse; si el pago por Webpay o Mercado Pago no se aprueba, a los 11 a 16 minutos esas unidades vuelven a estar disponibles. Si el comprador vuelve a pagar con el mismo carrito, el intento anterior suelta en el momento el stock de un Webpay caído y el cupón de descuento que usaba.
• Rescata pagos que sí se cobraron. Si Mercado Pago aprobó un pago y nadie avisó al ERP, cada 10 minutos lo busca (hasta 48 horas después) y cierra el pedido: deja de estar cancelado y pasa a Pedidos pagados con su stock descontado. Con Webpay hace lo mismo cada 2 minutos durante la primera hora.
• Anula los pedidos y las notas de venta de Mercado Libre cuya orden se canceló, cada hora de 7:00 a 23:00 y una vez de madrugada para lo de las últimas 5 semanas, dejando el motivo escrito en Motivo. Los que ya tienen boleta o factura no los toca: eso se deshace con una nota de crédito.
• Vence los pedidos con dos medios que no se completaron en 48 horas y los deja acá.

Avisos y problemas frecuentes

• No encuentro un pedido que cancelé hoy: la grilla filtra por la fecha del pedido. Un pedido de junio cancelado hoy sólo aparece si el rango cubre junio.
• «El pedido no tiene pagos registrados: no hay nada que validar» al usar Validar pago: el pedido nunca tuvo un pago. No hay nada que recuperar.
• No se puede eliminar un pedido: otro documento lo referencia (por ejemplo, una boleta emitida desde él). El mensaje dice cuál.

Preguntas frecuentes

¿Por qué hay pedidos cancelados que nadie canceló?

Porque un pedido con Webpay o Mercado Pago se crea antes de pagar. Si el comprador abandona el pago o la tarjeta se rechaza, el pedido nunca queda vigente y se lista acá. Su stock se devuelve solo a los pocos minutos.

El cliente dice que pagó y el pedido está cancelado, ¿qué hago?

Mira la columna Pago: copia el número de la transacción y búscalo en el portal de Webpay o de Mercado Pago. Si aparece cobrado, usa Validar pago en el menú de la fila y el pedido pasa a Pedidos pagados.

¿Qué es un doble descuento de stock?

Que el pedido y la boleta o factura emitida desde él descontaron las mismas unidades. El stock del ERP queda por debajo del real. La pestaña Con problemas de stock los lista primero.

¿Se puede borrar un pedido cancelado?

Sí, con Eliminar en el menú de la fila, salvo una nota de venta de Mercado Libre, que se conserva como registro de la venta. Borrar no se puede deshacer, aunque queda anotado en el log de usuarios.